Prohlášení o zpracování osobních údajů

INFORMACE PRO SUBJEKTY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

I. PREAMBULE

1. Tato informace slouží pro všechny fyzické osoby, které předávají své osobní údaje (dále jen „Osobní údaje“) ke zpracování a uchování společnosti esté architekti s.r.o. se sídlem Přístavní 1363/1, Holešovice, 170 00 Praha 7, IČO 042 62 450, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíle C, vložka 244803 (dále jen „Společnost“) coby správci osobních údajů.

2. Informace je poskytována zejména

Osobám v zaměstnaneckém či obdobném poměru ke Společnosti

ODDÍL A + Společná ustanovení o ochraně osobních údajů

Uchazečům o zaměstnání či o obdobný poměr ke Společnosti

ODDÍL B + Společná ustanovení o ochraně osobních údajů

Klientům Společnosti

ODDÍL C + Společná ustanovení o ochraně osobních údajů

Dodavatelům a zhotovitelům Společnosti podílejících se na projektech coby subdodavatelé a podzhotovitelé investorů (tj. klientů Společnosti)

ODDÍL D + Společná ustanovení o ochraně osobních údajů

Smluvním partnerům Společnosti (zejména právní poradci a zástupci, finanční a daňoví poradci, účetní, pronajímatelé a nájemci atd.

ODDÍL E + Společná ustanovení o ochraně osobních údajů

3. Požadavek na sdělení Osobních údajů, jejich uchování, zpracovávání či předávání třetím osobám jakož i ochrana Osobních údajů se ze strany Společnosti provádí v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále též jen „GDPR“). 

II. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ

ODDÍL A

Zpracování Osobních údajů zaměstnanců a osob v obdobném poměru

1. Subjektem osobních údajů se pro účely tohoto oddílu rozumí zaměstnanci Společnosti či osoby, se kterými byla uzavřena dohoda o pracovní činnosti nebo dohoda o provedení práce (dle příslušných ustanovení zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce).

2. Společnost požaduje, uchovává a zpracovává pouze Osobní údaje, které jsou nutné pro řádný výkon své činnosti. Poskytnutí Osobních údajů je požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy či dohody, případně jejich poskytnutí vyžaduje zákon. Důsledkem neposkytnutí těchto údajů může být neuzavření smlouvy či dohody.

 3. Osobní údaje Společnost uchovává a zpracovává pouze pro níže uvedené účely a na základě uvedených zákonných titulů:

  • plnění závazků zaměstnavatele vyplývajících z uzavřené pracovní smlouvy či dohody (zákonný titul: plnění závazků ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
  • splnění zákonné povinnosti Společnosti coby zaměstnavatele vůči správním orgánům zejména v rámci pracovněprávních a daňových norem či norem nemocenského a sociálního zabezpečení (zákonný titul: plnění zákonné povinnosti správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

4. V případě, že bude Společnost užívat Osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v odst. 3, neprodleně poskytne subjektu osobních údajů informaci o tomto jiném účelu a další nezbytné informace, popřípadě si od subjektu osobních údajů předem vyžádá souhlas k takovému užití, není-li účel tohoto užití na základě jiného zákonného titulu Společnosti coby správce osobních údajů.

5. Osobní údaje budou Společností poskytnuty těmto třetím osobám:

  • externí účetní společnosti
  • správním orgánům v rámci plnění zákonných povinností Společnosti coby zaměstnavatele
  • externí advokátní kanceláři (v případě řešení právních záležitostí, v nichž je poskytnutí Osobních údajů nezbytné a pouze v rozsahu, jenž je pro danou záležitost nezbytný)
  • osobám poskytujícím Společnosti serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jejími obchodními partnery
  • klientům, dodavatelům a zhotovitelům Společnosti (v případě, kdy bude sdělení Osobních údajů v oprávněném zájmu Společnosti a v rozsahu, jenž je pro danou záležitost nezbytný, tj. typicky jméno, příjmení a telefonický či e-mailový kontakt subjektu osobních údajů)

6. Osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.

7. Na základě zpracovávaných Osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

8. Osobní údaje budou Společností zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a poté po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností Společnosti podle platných právních předpisů.

9. Práva subjektů osobních údajů a možnosti jejich uplatnění jsou specifikována v čl. III tohoto dokumentu

ODDÍL B Zpracování Osobních údajů uchazečů o zaměstnání

1. Subjektem osobních údajů se pro účely tohoto oddílu rozumí každý uchazeč o zaměstnání či obdobný pracovní vztah (dohoda o pracovní činnosti či dohoda o provedení práce) bez ohledu na to, zdali bude s uchazečem uzavřena pracovní smlouva či dohoda.

2. Společnost požaduje, uchovává a zpracovává pouze Osobní údaje, které jsou nutné pro řádný výkon své činnosti.

3. Osobní údaje Společnost uchovává a zpracovává pouze pro níže uvedené účely a na základě uvedených zákonných titulů:

  • oprávněný zájem Společnosti coby zaměstnavatele – pro účely evidenční a možnost kontaktovat uchazeče o zaměstnání či obdobný pracovní vztah (zákonný titul: plnění závazků ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)

4. V případě, že bude Společnost užívat Osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v odst. 3, neprodleně poskytne subjektu osobních údajů informaci o tomto jiném účelu a další nezbytné informace, popřípadě si od subjektu osobních údajů předem vyžádá souhlas k takovému užití, není-li účel tohoto užití na základě jiného zákonného titulu Společnosti coby správce osobních údajů.

5. Osobní údaje nebudou poskytnuty žádným třetím osobám.

6. Na základě zpracovávaných Osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

7. Osobní údaje budou Společností zpracovávány po dobu trvání výběrového řízení. V případě výslovného písemného souhlasu subjektu osobních údajů lze tyto Osobní údaje (zejména jméno, příjmení a telefonický a e-mailový kontakt) uchovávat po dobu maximálně 2 let od skončení výběrového řízení za účelem kontaktování subjektu Společností v případě volného pracovního místa.

8. Práva subjektů osobních údajů a možnosti jejich uplatnění jsou specifikována v čl. III tohoto dokumentu.

ODDÍL C Zpracování Osobních údaj klientů Společnosti

1. Subjektem osobních údajů se pro účely tohoto oddílu rozumí klienti Společnosti, tedy fyzické osoby uzavírající se Společností smlouvu o dílo na zhotovení projektové dokumentace a/nebo souvisejících činností (autorský dozor, inženýrská činnost apod.)

2. Společnost požaduje, uchovává a zpracovává pouze Osobní údaje, které jsou nutné pro řádný výkon své činnosti. Poskytnutí Osobních údajů je požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, případně jejich poskytnutí vyžaduje zákon. Důsledkem neposkytnutí údajů může být neuzavření smlouvy.

3. Osobní údaje Společnost uchovává a zpracovává pouze pro níže uvedené účely a na základě uvedených zákonných titulů:

  • plnění závazků Společnosti coby zhotovitele či zmocněnce vyplývajících z uzavřené smlouvy (zákonný titul: plnění závazků ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
  • splnění zákonné povinnosti Společnosti vůči správním orgánům zejména v rámci daňových norem (zákonný titul: plnění zákonné povinnosti správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

4. V případě, že bude Společnost užívat Osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v odst. 3, neprodleně poskytne subjektu osobních údajů informaci o tomto jiném účelu a další nezbytné informace, popřípadě si od subjektu osobních údajů předem vyžádá souhlas k takovému užití, není-li účel tohoto užití na základě jiného zákonného titulu Společnosti coby správce osobních údajů.

5. Osobní údaje budou Společností poskytnuty těmto třetím osobám:

  • externí účetní společnosti
  • správním orgánům v rámci plnění zákonných povinností Společnosti coby daňového subjektu (v případě kontroly ze strany těchto správních úřadů)
  • externí advokátní kanceláři (v případě řešení právních záležitostí, v nichž je poskytnutí Osobních údajů nezbytné a pouze v rozsahu, jenž je pro danou záležitost nezbytný)
  • osobám poskytujícím Společnosti serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jejími obchodními partnery
  • dodavatelům a zhotovitelům Společnosti (v případě, kdy bude sdělení Osobních údajů v oprávněném zájmu Společnosti a v rozsahu, jenž je pro danou záležitost a plnění smlouvy nezbytný, tj. typicky jméno, příjmení a telefonický či e-mailový kontakt subjektu osobních údajů)
  • dalším třetím osobám, které budou vybrány klientem Společnosti za účelem kooperace při výkonu činnosti pro klienta (typicky osoby spolupracující na projektu klienta, kteří nejsou dodavateli, zhotoviteli či jinými smluvními partnery Společnosti)

6. Osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.

7. Na základě zpracovávaných Osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

8. Osobní údaje budou Společností zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, po dobu záruční doby a poté po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností Společnosti podle platných právních předpisů.

9. Práva subjektů osobních údajů a možnosti jejich uplatnění jsou specifikována v čl. III tohoto dokumentu.

ODDÍL D Zpracování Osobních údaj dodavatelů a zhotovitelů Společnosti

1. Subjektem osobních údajů se pro účely tohoto oddílu rozumí dodavatelé či zhotovitelé Společnosti, tedy fyzické osoby uzavírající se Společností smlouvu o dílo na zhotovení části projektové dokumentace a/nebo dílčích plnění souvisejících se zakázkou Společnosti coby generálního dodavatele.

2. Společnost požaduje, uchovává a zpracovává pouze Osobní údaje, které jsou nutné pro řádný výkon své činnosti. Poskytnutí Osobních údajů je požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, případně jejich poskytnutí vyžaduje zákon. Důsledkem neposkytnutí údajů může být neuzavření smlouvy.

3. Osobní údaje Společnost uchovává a zpracovává pouze pro níže uvedené účely a na základě uvedených zákonných titulů:

  • plnění závazků Společnosti coby zhotovitele či zmocněnce vyplývajících z uzavřené smlouvy (zákonný titul: plnění závazků ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
  • splnění zákonné povinnosti Společnosti vůči správním orgánům zejména v rámci daňových norem (zákonný titul: plnění zákonné povinnosti správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

4. V případě, že bude Společnost užívat Osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v odst. 3, neprodleně poskytne subjektu osobních údajů informaci o tomto jiném účelu a další nezbytné informace, popřípadě si od subjektu osobních údajů předem vyžádá souhlas k takovému užití, není-li účel tohoto užití na základě jiného zákonného titulu Společnosti coby správce osobních údajů.

5. Osobní údaje budou Společností poskytnuty těmto třetím osobám:

  • externí účetní společnosti
  • správním orgánům v rámci plnění zákonných povinností Společnosti coby daňového subjektu (v případě kontroly ze strany těchto správních úřadů)
  • externí advokátní kanceláři (v případě řešení právních záležitostí, v nichž je poskytnutí Osobních údajů nezbytné a pouze v rozsahu, jenž je pro danou záležitost nezbytný)
  • osobám poskytujícím Společnosti serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jejími obchodními partnery
  • klientům Společnosti (v případě, kdy bude sdělení Osobních údajů v oprávněném zájmu Společnosti a v rozsahu, jenž je pro danou záležitost a plnění smlouvy nezbytný, tj. typicky jméno, příjmení a telefonický či e-mailový kontakt subjektu osobních údajů)

6. Osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.

7. Na základě zpracovávaných Osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

8. Osobní údaje budou Společností zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, po dobu záruční doby a poté po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností Společnosti podle platných právních předpisů.

9. Práva subjektů osobních údajů a možnosti jejich uplatnění jsou specifikována v čl. III tohoto dokumentu.

ODDÍL E Zpracování osobních údajů smluvních partnerů Společnosti

1. Subjektem osobních údajů se pro účely tohoto oddílu rozumí fyzické osoby uzavírající se Společností smlouvu, která přímo nesouvisí s předmětem podnikání Společnosti, ale která zakládá mezi subjektem osobních údajů a Společností právní vztah vyžadující uchování a zpracování Osobních údajů.

2. Společnost požaduje, uchovává a zpracovává pouze Osobní údaje, které jsou nutné pro řádný výkon své činnosti. Poskytnutí Osobních údajů je požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy, případně jejich poskytnutí vyžaduje zákon. Důsledkem neposkytnutí údajů může být neuzavření smlouvy.

3. Osobní údaje Společnost uchovává a zpracovává pouze pro níže uvedené účely a na základě uvedených zákonných titulů:

  • plnění závazků Společnosti coby zhotovitele či zmocněnce vyplývajících z uzavřené smlouvy (zákonný titul: plnění závazků ze smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
  • splnění zákonné povinnosti Společnosti vůči správním orgánům zejména v rámci daňových norem (zákonný titul: plnění zákonné povinnosti správce osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR)

4. V případě, že bude Společnost užívat Osobní údaje k jinému účelu, než který je stanoven v odst. 3, neprodleně poskytne subjektu osobních údajů informaci o tomto jiném účelu a další nezbytné informace, popřípadě si od subjektu osobních údajů předem vyžádá souhlas k takovému užití, není-li účel tohoto užití na základě jiného zákonného titulu Společnosti coby správce osobních údajů.

5. Osobní údaje budou Společností poskytnuty těmto třetím osobám:

  • externí účetní společnosti
  • správním orgánům v rámci plnění zákonných povinností Společnosti coby daňového subjektu (v případě kontroly ze strany těchto správních úřadů)
  • externí advokátní kanceláři (v případě řešení právních záležitostí, v nichž je poskytnutí Osobních údajů nezbytné a pouze v rozsahu, jenž je pro danou záležitost nezbytný)
  • osobám poskytujícím Společnosti serverové, webové, cloudové nebo IT služby, či kteří jsou jejími obchodními partnery

6. Osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.

7. Na základě zpracovávaných Osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ani k profilování.

8. Osobní údaje budou Společností zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a poté po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností Společnosti podle platných právních předpisů.

9. Práva subjektů osobních údajů a možnosti jejich uplatnění jsou specifikována v čl. III tohoto dokumentu.

III. NAKLÁDÁNÍ A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Společnost zpracovává Osobní údaje a zajišťuje jejich ochranu v souladu s přijatou vnitřní směrnicí, která je vypracována na základě GDPR a souvisejících předpisů.

2. V souladu s předpisy pro ochranu osobních údajů má každý subjekt osobních údajů tato práva:

  • Právo na přístup k Osobním údajům u Společnosti
  • Subjekt osobních údajů si může kdykoliv požádat o potvrzení Společnosti, zda Osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda má právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud byly Osobní údaje získány, a zda dochází na základě zpracování Osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování,
  • Právo získat kopii všech Osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může Společnost požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.
  • Právo na opravu Osobních údajů
  • Subjekt osobních údajů může požádat Společnost o opravu či doplnění Osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.
  • Právo na výmaz Osobních údajů
  • Společnost musí vymazat Osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) byl odvolán souhlas a neexistuje žádný další důvod pro zpracování (iii) byla vznesena námitka proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování (iv) zpracování je protiprávní nebo (v) to ukládá zákonná povinnost.
  • Právo na omezení zpracování Osobních údajů
  • dokud se nevyřeší sporné otázky ohledně zpracování Osobních údajů, konkrétně pokud (i) je popírána přesnost Osobních údajů, (ii) zpracování je protiprávní, ale místo výmazu Osobních údajů je vznesen požadavek zpracování pouze omezit, (iii) Společnost již Osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, (iv) nebo pokud byla vznesena námitka proti zpracování, Společnost může mít Osobní údaje pouze uloženy a další zpracování je podmíněno souhlasem subjektu osobních údajů, případně tím, že tyto údaje jsou potřeba z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.
  • Právo na přenositelnost údajů,
  • právo získat Osobní údaje, které byly poskytnuty Společnosti se souhlasem ke zpracování nebo pro účely plnění smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a, je-li to technicky proveditelné, taktéž Společnost tyto Osobní údaje předá na pokyn subjektu osobních údajů jinému správci.
  • Právo vznést námitku proti zpracování Osobních údajů
  • možnost u Společnosti podat písemnou či elektronickou námitku proti zpracování Osobních údajů, což zapříčiní, že Společnost Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu osobních údajů.

3. Veškerá svá práva dle odst. 2 je možno uplatnit u Společnosti buďto písemnou formou doporučeným dopisem zaslaným na adresu jejího sídla, či elektronickou formou na e-mailové adrese [email protected].

4. Nebudou-l ze strany Společnosti splňovány požadavky na zpracování a ochranu Osobních údajů a/nebo bude docházet k porušování či ohrožování práv subjektu osobních údajů, má tento právo podat stížnost proti zpracování Osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese „www.uoou.cz“.

5. Tyto informace jsou sdělovány všem dotčeným subjektům osobních údajů, jsou k dispozici v sídle Společnosti, na webových stránkách Společnosti na adrese „www.estearchitekti.cz“ a v případě zájmu a žádosti mohou být zaslány prostřednictvím e-mailové komunikace na sdělenou e-mailovou adresu.

V Praze dne 21. 5. 2018